Come organizzare un viaggio in maniera efficace con Trello

Come organizzare un viaggio

Viaggiare è un’esperienza che molte volte va organizzata e pianificata con cura e largo anticipo. Sia che tu voglia fare un viaggio di una settimana oppure il viaggio della vita, vorrai sapere come organizzare un viaggio in maniera efficace e Trello è lo strumento adatto a pianificare tutto tuo viaggio indipendentemente da quale sia la destinazione scelta.

 

Prima della partenza solitamente si hanno mille dubbi e domande riguardo la\le nazione\i che andrai a visitare. Domande come:

“Cosa visitare? Dove prenotare l’albergo? Come fare la richiesta per il visto?” sono dubbi classici che affliggono ogni viaggiatore, il problema è ricordarsi tutto quello che c’è da fare ed organizzare il tutto in maniera efficace in modo da non lasciare niente al caso.

Prima dell’avvento della tecnologia moderna, la soluzione migliore per organizzare un viaggio era prendere un bel pezzo di carta e scrivere tutto ciò che c’era da fare/ricercare prima della partenza. Con l’avvento del web e degli smartphone sono nati numerosi servizi che hanno preso il posto della tanto amata carta stampata, in questo articolo vedremo in particolare come utilizzare una piattaforma gratuita chiamata Trello come strumento per organizzare al meglio la nostra vacanza.

Se non conosci Trello, all’inizio potrà sembrarti complicato, ma fidati, utilizzarlo è più semplice del previsto e, una volta presa la mano, sarà in grado di semplificare di molto l’organizzazione del tuo prossimo viaggio (e di molte altre cose).

 

Come organizzare un viaggio in maniera efficace usando Trello

Trello è lo strumento che andrà a sostituire il classico pezzo di carta, dove andrete ad inserire tutte le cosa da fare/cercare prima della partenza.

Prima di utilizzare Trello vediamo quali sono i vantaggi di quest’ultimo rispetto al classico pezzo di carta:

  1. Multi editing: una o più persone possono partecipare e visualizzare tutto il da fare per il viaggio in questione.
  2. Possibilità di aggiungere link, documenti, foto, scadenze, reminders e quant’altro in modo da avere tutte le informazioni a portata di click.
  3. Flessibile: Trello può essere estremamente personalizzabile e adattato alle esigenze di ogni tipologia di viaggio.

 

Per farti vedere le potenzialità di Trello organizzeremo insieme un ipotetico viaggio lungo la transiberiana.

Iniziamo con il creare una nuova board: una volta registrati a trello, clicchiamo su “aggiungi nuova board” e chiamiamola ” Viaggio transiberiana”

Trello per organizzare viaggi

Bene, adesso che abbiamo creato quello che in gergo si chiama board o bacheca, vediamo come personalizzarla in base alle nostre esigenze. Iniziamo con il creare quattro colonne, rispettivamente: “da fare”, “da fare urgenti” “doing” “fatti/verificati”.

Trello per organizzare viaggi

 

organizzare viaggio con trello organizzare viaggio con trello

Sotto ogni colonna andremo ad inserire le apposite schede:

Sotto la colonna “da fare” possiamo aggiungere le seguenti schede: “informarsi costo SIM card“, “informarsi costo treno“, “cosa visitare durante la transiberiana?“, etc etc

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Come avrai capito, sotto ogni colonna andiamo ad aggiungere tutte quelle che sono le ricerche o cose da fare prima della partenza in modo da avere tutto in un unico contenitore.

Sotto la colonna “da fare urgenti” potremmo inserire delle schede come: ” comprare voli”, “informarsi su come fare visto” etc etc

Trello ci offre molta flessibilità, e possiamo fare tantissime cose utili: andiamo a vedere quelli possono essere delle caratteristiche di Trello che possono aiutarci nell’organizzazione del viaggio.

Prendiamo la scheda “informarsi su come fare visto” per esempio.

Cliccando due volte sopra, questa si aprirà dandoci modi di editare la scheda in maniera più approfondita. A questo punto andiamo ad aggiungere una to-do list all’interno della scheda in modo da non dimenticarci di niente:

Adesso andiamo ad aggiungere le varie cose da fare come per esempio:

  1. Costo del visto
  2. Tempo per ottenere il visto
  3. Documenti necessari per ottenere il visto.
  4. Durata del visto
  5. Sede dell’ambasciata per ottenere il visto, etc

 

 

Come puoi vedere abbiamo raccolto tutte le cose da fare per quanto riguarda il visto sotto un’unica scheda, mano a mano che avanziamo con la nostra ricerca possiamo spuntare le cose completate e proseguire con quelle da trovare, così da non dimenticarci di niente.

 

Condivisione con altri membri del viaggio:

Immaginiamo di star organizzando un viaggio con amici oppure con la tua dolce metà, grazie a Trello possiamo invitare altri membri a prendere parte alla nostra board ed assegnargli compiti da eseguire. Vediamo un esempio concreto: prendendo la board che abbiamo creato in precedenza, andiamo ad aggiungere un nuovo membro cliccando su impostazioni —> invita membro.

Adesso che il nostro compagno di viaggio fa parte della nostra board, possiamo iniziare ad assegnargli dei compiti. Prendiamo la nostra solita scheda “informarsi su come fare visto” clicchiamo su “Membri” ed assegnamo la nuova scheda al nostro compagno di viaggio.

Come puoi vedere, a colpo d’occhio puoi notare subito a chi è stata assegnata una particolare scheda e chi dovrà portare a termine un determinato compito. Questo è un ottimo modo per dividere il da farsi con vari membri del viaggio e avere sempre tutto sotto controllo.

 

Aggiungere una dead line:

Molte volte c’è l’esigenza di dover portare a termine un particolare compito, come per esempio effettuare il check in online, entro una determinata data. In questo caso possiamo assegnare una scadenza ad una determinata scheda e ricevere una mail in prossimità della scadenza così da non dimenticarcene!

Creiamo una nuova scheda chiamata “check in online”, assegniamo la scheda a noi stessi e aggiungiamo una dead line:

Anche qui a colpo d’occhio si ha la possibilità di vedere quali sono le schede in scadenza senza la necessità di doverle aprire.

Trello offre molte altre utilità, la possibilità di allegare documenti, foto, lasciare commenti, etc. Inoltre, una funzione utilissima di Trello è la possibilità di aggiungere delle power app, ovvero applicazioni aggiuntive che lavorano all’interno del nostro progetto. Ce n’è davvero di ogni tipo, e ti invitiamo a scoprirle tutte cercandole tu stesso (tramite “Impostazioni”).

Lasciamo a te la possibilità di esplorare e sperimentare queste funzionalità, e di iniziare a organizzare viaggi nella maniera più efficiente possibile con questo strumento.

 

Se vuoi qui abbiamo creato una board di esempio giusto per darti uno spunto di come potrebbe apparire l’organizzazione di un viaggio lungo la transiberiana.

 

Facci sapere cosa ne pensi e se sei riuscito ad usare Trello per utilizzare il tuo prossimo viaggio!

 

Un abbraccio,

Marco e Ilaria

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