Organizzazione del Lavoro da Remoto: come farlo al meglio

organizzazione lavoro da remoto

Che tu sia un nomade digitale o un libero professionista, o anche solo un novello smart-worker che ha dovuto scoprire questa modalità di lavoro nei mesi di quarantena…se il tuo lavoro ti permette di lavorare senza dover andare in ufficio ogni mattina, allora sai bene quanto sia importante l’organizzazione del lavoro da remoto.

Hai probabilmente ben chiaro quanto sia difficile, a volte, trovare la giusta concentrazione, non lasciarsi distrarre, evitare che le mille idee nella testa si affollino in modo disordinato e ti impediscano di lavorare correttamente.

Ilaria e Marco lo sanno da anni, come copywriter freelance lei e programmatore lui hanno imparato a lavorare da remoto per poter viaggiare ed essere liberi. Io, d’altronde, l’ho scoperto sulla mia pelle in varie occasioni ma sopratutto durante i mesi di pandemia. E così mi sono messa a studiare, a leggere e a mettere in pratica quanto trovavo, vedendone lentamente ma gradualmente i frutti…

ed ecco quindi che in questo articolo vorrei condividere con te quelle che sono le “regole d’oro” dell’organizzazione del lavoro da remoto, per ottenere i risultati che speri e godertelo pure un po’!

Prima regola dell’organizzazione del lavoro da remoto: non rimandare!

la prima è più importante cosa da considerare è l’autodisciplina: chi lavora da remoto deve necessariamente assumere una mentalità più “imprenditoriale”.

Bisogna ottimizzare i tempi, più che mai quando tu sei l’organizzatore di te stesso, per cui in quei tempi vuoi far rientrare non solo il lavoro ma anche qualcosa che ti piace fare.

Lavorare con un pc e una tastiera può farci sentire estremamente liberi, ma proprio questa libertà è spesso la nostra nemica. Sentirti libero da restrizioni ed orari può anche portarti ad una gestione sbagliata del tempo, proprio a causa di troppa positività che ti fa dire: ho tutto il giorno a disposizione, anche se adesso mi dedico a quell’altra cosa, questo lo faccio dopo.

Questa sensazione di avere tutto il tempo necessario per concludere qualsiasi cosa, è ciò che poi ti fa perdere il momento giusto per agire. E’ un po’, in piccolo, ciò che accade nella quotidianità, quando si pensa che si ha tutta la vita davanti per fare questo o quello e poi però proprio quelle cose che rimandiamo, si trasformeranno in rimpianti quando si realizza che il tempo non è poi infinito.

Quindi il motto, nella vita, come nello smartworking è CARPE DIEM: cogli l’attimo e non rimandare.

Ottimizzazione del tempo nel lavoro da remoto

lavorare da casa

La giusta motivazione e organizzazione la si può trovare dividendo il tempo in scaglioni. Quando ti alzi la mattina non dovrai pensare di avere davanti tutto il giorno.

Prendi un foglio, se sei vintage come me, oppure crea un foglio di word, o excel, se sei più “digital” e suddividi la tua giornata in piccole frazioni di tempo, ogni frazione deve avere un timing. Per esempio la prima frazione di un’ora, la seconda di due, la terza di mezz’ora. in ognuna di queste frazioni inserirai un’attività, compatibile con il tempo previsto.

Individua poi un certo numero di minuti necessari per riossigenare la mente e tra ognuna delle frazioni posiziona una pausa, che può andare dai 5 ai 15 minuti, dipenderà anche da quante frazioni avrai scelto di utilizzare.

Mettiamo in pratica: se in una mattina avrai solo due grandi blocchi da due ore l’uno, ragionevolmente avrai bisogno di almeno 15 minuti tra uno slot e l’altro. Se però deciderai di suddividere in frazioni più piccole il tuo pomeriggio, allora le pause tra una e l’altra dovranno essere di 5 minuti.

Lavoro da remoto: le pause sono obbligatorie

Le pause sono parte integrante del lavoro, quindi devono far parte della tua organizzazione del lavoro da remoto. Nelle pause è molto importante fare qualcosa che davvero possa portare nuovo ossigeno alla nostra mente, qualcosa che ci dia good vibes e che ci ricarichi, quindi sì a caffè, a uno snack, specie se dolce e goloso, sì a una chiacchiera o anche ad un momento di breve esercizio tipo stretching o fare due passi.
E’ molto importante concedersi dei break, soprattutto tra un lavoro ed un altro: ad esempio se la prima cosa che devi fare la mattina è leggere le mail, è bene portare a termine la lettura per avere un’idea completa, fare una pausa e poi riprendere con la prossima attività.

Leggere e intanto fare quello che viene richiesto nella mail che si sta leggendo, per esempio, porta ad aprire un cassetto dentro il quale c’è un altro cassetto, nel quale magari c’è un altro cassetto e si finisce per avere mille cassetti aperti, si crea confusione e se in quel momento arriva una telefonata… è il momento buono per perdere completamente la cognizione di ciò che si stava facendo!

Dopo, riprendere in mano la situazione diventa tre volte più lungo e difficile.

Lavoro Agile: la libertà di poter scegliere

Ovviamente è possibile rischedulare i tempi se ti accorgi di “non starci dentro” e, soprattutto all’inizio, sarà difficile avere le idee chiare sulle tempistiche necessarie, ma andando avanti diventerà sempre più semplice programmare quanto tempo ti servirà per portare a termine una determinata attività.

Potrai anche decidere di utilizzare un “timer” carino, simpatico, che ti metta allegria, ne vendono un sacco, anche su Amazon, tipo quelli che si usano in cucina, che starà sulla scrivania con te e ti ricorderà che non hai tutto il tempo a tua disposizione.  

Smartworking e disciplina

Per quanto il lavoro agile sia davvero una conquista, l’affermazione della libertà personale, del poter decidere di lavorare da un treno, da un parco o da un bar, che sia in Thailandia o a Venezia, mentre la tua azienda si trova a New York, è anche vero che l’essere umano necessita di regole.

Se vuoi saranno regole personalizzate, per non limitare la libertà di te come individuo, ma norme, disciplina e costanza, anche se sono concetti molto stretti e precisi, sono tuttavia necessari.

Se ideati con coscienza e nati dalla necessità della persona stessa, non saranno assolutamente un limite alla libertà, anzi ti aiuteranno ad avere più tempo a tua disposizione per fare ciò che più ti piace, proprio perché, stando nei tempi programmati, ti avanzerà tutto un pacchetto di ore che potranno essere utilizzate per hobby, cene, passeggiate, sport, ciò che più ti piace.

 

Organizzazione dello spazio mentre sei in smartworking

come non lavorare da remoto

Lavorare da casa in smartworking

Oltre all’organizzazione del tempo, l’organizzazione dello spazio è una delle cose più importanti, per ottenere il massimo dal tuo smartworking. Se lavori da una casa e quindi hai la possibilità di suddividere gli spazi, sarebbe consigliabile crearti una postazione che non sia sul tavolo dove mangi, o sul divano dove ti svaghi, o peggio ancora il letto, dove dormi.

Questo perché il nostro cervello si setta su determinate modalità anche a seconda del luogo in cui ti trovi. Mischiare le postazioni potrebbe causare una “sonnolenza” o poca concentrazione durante il lavoro o anche il contrario: potrebbero venirti in mente questioni lavorative o pensieri poco rilassanti mentre ceni o mentre sei sul divano, perché quel posto richiama ciò che hai fatto in precedenza lì, causando un relax molto poco… rilassante, se non annullato completamente.

Lavorare in viaggio

Se invece non lavori da una casa con stanze, ma magari stai viaggiando e vivi quindi in una stanza d’albergo, l’organizzazione del lavoro da remoto diventa in un certo senso molto più difficile, ma non per questo impossibile.

Anzi, può diventare molto più stimolante. Se sei in una stanza, cerca di prevedere almeno di avere una scrivania, dove appoggiare il pc e crearti una sorta di postazione.

Il consiglio più spassionato in questo caso è però preferire luoghi pubblici. Scegliere un bar con la connessione wifi, ora ce ne sono davvero in tutto il mondo, tipo Starbucks, dove potersi mettere comodi e magari rimanere anche ore, con un caffè…

Ok, da italiano il caffè non sarà il massimo, forse… ma ci sono tante altre scelte! Un’alternativa sono anche gli spazi di coworking, ne stanno nascendo ormai tantissimi in tutto il mondo ed è bellissimo potersi confrontare con altre persone che sono come te e chissà…scambiarsi idee e accrescere la creatività, questo è un ottimo espediente per far nascere nuove idee!

 

La task list definitiva del lavoro da remoto

Quindi abbiamo capito che lavorare da remoto può essere una grande fortuna, ma a condizione che ci si sappia organizzare.

scrivania lavoro da remoto1. Per avere tutto sotto controllo basterà fare una lista delle cose da fare: i metodi sono tanti, dai più tradizionali, come abbiamo già detto a quelli più moderni, utilizzando app e strumenti digitali come Trello (in questo articolo spieghiamo come utilizzarlo, per i viaggi come per il lavoro). Avere la possibilità di cancellare anche visivamente le tasks che ci si era prefissati, ti farà sentire soddisfatto e contento della tua giornata lavorativa.

2. Evita il multitasking: sebbene sia un requisito prioritario al giorno d’oggi, è bene sapersi destreggiare, ma solo in situazioni di reale necessità. Se l’organizzazione è ben fatta, non dovrebbe esserci bisogno di fare troppe cose insieme.

3.Trova il tuo spazio, a casa o in un luogo pubblico, che possa garantirti concentrazione e darti spunti creativi.

4.Se la musica ti dà una mano nella concentrazione, crea una tua playlist, oppure trovane una che ti dia ispirazione tra le tante online. Soprattutto in questo periodo, in cui lo smartworking è diventato parte delle nostre vite a causa del covid-19, ne sono nate tantissime!

5.Ultima ma non ultima: Sappi dire basta. Quando l’orologio segnerà l’ora che ti sei proposto per smettere, chiudi il pc, riponilo e corri a fare ciò che più ti piace! È assolutamente importante non esagerare e mantenere sempre il contatto con la realtà; e la realtà è che, anche se lavoriamo da remoto, non possiamo dimenticarci che lavoro e vita sociale hanno comunque due sfere diverse e vanno tenute separate. Non bisognerebbe mai lasciare che una entri nell’altra, il rischio è di fare male entrambe e di non essere quindi poi soddisfatti del lavoro svolto e scontenti della propria vita sociale, il che è deleterio.

Seguendo al meglio queste piccole regole, dovremmo riuscire a sfruttare al massimo le possibilità e la libertà che il lavoro da remoto ci offre.

 

E tu, quali metodi utilizzi per organizzare il lavoro da remoto e ottimizzare i tempi? C’è qualcosa che vuoi aggiungere?
Fammi sapere se ti va!

 

Un abbraccio,

Flavia

 

 


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