Lavoro da remoto e produttività: 4 tecniche per essere produttivi da casa o in viaggio

Lavoro da remoto e produttività

Dopo 5 anni di lavoro da casa e vita da nomade digitale, ho capito che lavoro da remoto e produttività sono due cose non facili da coniugare.

Indipendentemente dal fatto che tu debba lavorare per qualcun altro o che tu sia padrone di te stesso, avrai delle scadenze e dei compiti da portare a termine anche quando sei in viaggio o non hai particolarmente voglia di lavorare. Per questo è necessario che tu riesca a produrre il massimo con il minimo sforzo.

Ti è mai capitato di dover consegnare un lavoro per un cliente ed arrivare all’ultimo minuto?

Oppure di avere la sensazione che nonostante lavori da casa, non hai mai un minuto per te stesso?

Molti professionisti entrano nel mondo dei lavoratori da remoto freelance con l’idea di avere più tempo libero per se stessi e alla fine si ritrovano a lavorare il doppio senza avere neanche un secondo per il proprio benessere personale.

Questo è normale all’inizio, soprattutto se non si sa come fare diversamente. Avere il totale controllo del proprio tempo è terrificante, è facile cadere in distrazioni o perdersi pezzi.

È il motivo per cui molte persone che sognano di cambiare vita e vivere da nomadi digitali alla fine, spesso, non lo fanno: perché hanno paura di cosa ci sia dopo, di non riuscire ad essere produttivi anche in questo contesto.

 

Bene, l’obiettivo di questo articolo è quello di darti tutti gli strumenti necessari per far schizzare la tua produttività alle stelle, così da avere più tempo libero da dedicare a quello che vuoi e poter VERAMENTE capire cosa significa work-life balance.

I consigli che troverai sono tutti molto pratici, sono le stesse tecniche che ho utilizzato su me stesso in questi anni e che mi hanno letteralmente cambiato la vita. Molte le ho lette in vari libri di crescita personale, altre le ho pensate e testate sulla mia pelle in autonomia.

 

Prima di andare avanti, voglio parlarti di quello che potremmo chiamare il “problema del pantofolaio”, portandoti un esempio.

Quando lavori da casa hai l’impressione che il tempo si dilati, di colpo non devi più alzarti alle 7 per prendere la metro ed essere in ufficio alle 9 e quindi cosa fai? Dormi fino alle 9.

Il problema del pantofolaio è proprio questo: senza un’urgenza il nostro corpo non riesce a darci la forza di volontà necessaria per fare la cosa giusta (forse sarebbe meglio chiamarlo il problema del procrastinatore).

In questo caso la cosa giusta sarebbe alzarsi comunque alle 7, finire il proprio lavoro il prima possibile così da avere 4-5 ore libere da dedicare a noi stessi a fine giornata e far valere veramente gli aspetti positivi del lavoro da remoto.

Invece no, quando la sveglia suona, il caldo richiamo del cuscino è troppo forte, quindi ci rimettiamo a letto e ciao ai buoni propositi.

Ah, per non parlare dei social: quando finalmente hai aperto gli occhi pronto per tirarti giù dal letto e far partire la tua giornata, cosa fai?

Dai ascolto alla vocina da procrastinatore seriale che nel cervello inizia a dirti: “ perché non dai un’occhiata a Instagram?

E tu ancora sonnecchiante ci caschi buttando via altri 20/30 minuti della tua vita.

Come dare finalmente un taglio a tutto questo?

Pianificare la tua giornata/settimana

In base alle scadenze, è fondamentale organizzare la giornata programmandola nei minimi dettagli, e possibilmente allungare la pianificazione all’intera settimana.

Se per esempio, se fra 7 giorni hai pianificato di consegnare un progetto a un tuo cliente, la prima cosa da fare è mettere nero su bianco tutti i task da portare a termine da oggi fino alla consegna del progetto.

Non c’è niente di più improduttivo che alzarsi la mattina senza sapere cosa dover fare il giorno stesso.

Se non hai pianificato nulla, ti ritroverai a dover pensare costantemente a quali sono le cose da fare, quelle più importanti, quelle meno etc etc, e ogni decisione comporterà un enorme dispendio di energia e forza di volontà.

Viceversa, quando ti alzi ed hai già in mente il piano di tutta la giornata, non dovrai pensare a niente, se non eseguire le azioni previste.

Un altro aspetto da non sottovalutare è che un’attenta pianificazione ti permetterà di anticipare eventuali problemi e avere una visione di insieme molto più completa su quello che dovrai affrontare. Per questo il consiglio è di non limitarsi al quotidiano, ma lavorare, come per esempio facciamo noi, in ottica settimanale.

Attenzione: la vita non è fatta solo di lavoro, ci sono tante altre incombenze pronte a prendere possesso del tuo tempo non appena ti distrai.

Non dimenticare di inserire nel piano produttività anche tutti quelli che sono i task che vanno al di fuori del lavoro, per esempio fare la spesa, il bucato etc etc.

Se proprio vuoi ottenere il massimo, segnati le cose da fare, insieme al tempo da dedicare ad ognuna di queste.

Per esempio:

  • 8-11 scrittura articolo per blog.
  • 11-12 bucato e spesa.
  • 13-15 rispondere mail clienti, collaboratori, pianificazione e pubblicazione post su social media.
  • 16-18 allenamento fisico.

Attenzione: come vedi nello schema sopra, dalle 13 alle 15 ho pianificato mail e social: questo vuol dire che apri la mail e social una volta al giorno, fai tutto quello che devi fare e chiudi tutto.

Mail e notifiche sono la morte della produttività e di questo parleremo nel prossimo paragrafo.

Lavoro da remoto e produttività: evitare distrazioni e fare batching

social networks apps

Abbiamo detto che notifiche, suoni e quant’altro sono tutti delle enormi distrazioni.

Non ci credi?

Alcuni studi dimostrano che un utente medio visualizza lo schermo del cellulare almeno 200 volte al giorno.

Un continuo controllo delle notifiche abbassa notevolmente la nostra soglia di attenzione.

Si calcola che più o meno ogni 3 minuti una notifica interrompa la nostra routine, e per riprendere la concentrazione, dobbiamo impiegare circa un minuto.

Ora, hai idea di quale perdita di tempo sia questa?

So che ormai la notifica è entrata a far parte della nostra vita, ma è un’abitudine profondamente sbagliata che deve assolutamente essere sradicata dalla nostra quotidianità .

Non solo per aumentare la nostra produttività ma anche per vivere una vita più rispettosa nei confronti delle persone che abbiamo di fronte.

Non c’è niente di più fastidioso che parlare con qualcuno e vedere questo che mentre ti ascolta di colpo di concentra sul telefono per quei maledetti 5 secondi dove la sua attenzione è totalmente fuori dal mondo reale, per poi tornare a parlarti con un ritardo di qualche seconde come se fossimo negli anni 90 dopo che si era persa la connessione con il modem.

Ma qual è la soluzione a tutto questo?

La soluzione è una buona dose di forza di volontà, unita a tanto esercizio.

Iniziamo con esempi pratici:

  1. Quando lavoro il cellulare lo tengo offline, per riaccenderlo una volta che ho portato a termine il task previsto. Per interagire con clienti o collaboratori, fisso degli orari nei quali possono contattarmi.
  2. Per quanto riguarda social, mail e messaggi vari, quello che faccio abitualmente è rispondere a messaggi, notifiche e tutto il resto una volta al giorno in batching. Ovvero quando apro la mail e ho 10 messaggi rispondo a tutti quanti, poi la chiudo e non ci penso più fino al giorno dopo.

Non riesci a capire come resistere alla tentazione di accedere ai social?

Le prime volte ti suggerisco di utilizzare un’app che sia chiama SeflControll (per Mac), che ti impedisce di accedere ai social per un periodo prefissato di tempo. Se fai una ricerca su Google scrivendo “app per vietare accesso ai social” ne troverai a bizzeffe.

So che è difficile, ma pensa che semplicemente con questo consiglio puoi riuscire ad avere 1 ora in più al giorno da dedicare a te stesso, non pensi che ne valga la pena?

Ti basta essere meno schiavo della tecnologia e guadagnerai più libertà per te stesso.

La tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro ci permette di dare uno sprint alla produttività, bilanciando l’attività lavorativa con quella di relax.

E’ risaputo che è impossibile rimanere concentrati per lunghi periodi di tempo: è bene alternare momenti di intenso lavoro con momenti di pausa.

La tecnica del pomodoro non significa nient’altro che fissare un timer che ogni 25 minuti scatta imponendoti una pausa di 5 minuti.

Ovvero fai partire un timer di 25 minuti durante i quali ti concentrerai su un task.

È importante che non ti concentri su più task alla volta, ma ti dedichi a uno e uno soltanto fino a quando non lo avrai portato a termine.

Al termine dei 25 minuti, partirà un timer di 5 minuti duranti i quali è altamente consigliato alzarsi dalla sedia e distrarsi, facendo per esempio esercizi fisici tipo stretching e respirazione, per ravvivare il corpo e la mente.

Al termine dei 5 minuti si riparte con altri 25 di lavoro intenso e così via fino a quando non si sono portati a termine tutti i compiti della giornata.

Se sei un lavoratore da remoto o nomade digitale, la tecnica del pomodoro è sicuramente una soluzione da provare e sperimentare.

Ah, va da sé che durante i 25 minuti, notifiche e distrazioni di ogni tipo non devono esistere.

Per ulteriori informazioni riguardo la tecnica del pomodoro, puoi dare un’occhiata al libro scritto da Cirillo, che è l’inventore di questo procedimento.

Un altro vantaggio che ti porta l’utilizzo di questa tecnica, è la possibilità di tenere traccia di quanto tempo si dedica effettivamente ad un singolo task.

A fine mese avrai così una stima di quali sono i compiti più onerosi, ovvero quelli che ti hanno consumato più pomodori. Questo ti sarà di aiuto per pianificare meglio le successive settimane.

In abbinato alla tecnica del pomodoro, se tenere traccia del tempo dedicato a un compito è una necessità per te, ti consiglio anche di utilizzare questo strumento di time monitoring.

 

Svegliati presto e cambia la tua vita

Alzi la mano chi ama stare a letto la mattina. Adesso alzi la mano chi odia buttare via tempo prezioso.

Quale delle 2 è più importante?

Alzarsi presto la mattina è una delle cose più difficili alle quali devono far fronte freelance, lavoratori da remoto e nomadi digitali di tutto il mondo.

Ma vedila così: la mattina, in particolare dalle 6 alle 9, è il momento più produttivo nel quale lavorare. Solitamente a quest’ora tutti dormono, il mondo tace e non ci sono distrazioni.

Non c’è il postino che suona, nessuno ti cerca al cellulare, i social sono “morti” e quindi non ti rimane altro che fare una cosa: concentrarti sul lavoro.

Ti posso garantire che le mie prime 2 ore di lavoro sono in assoluto le più produttive della giornata.

Sì, ma come faccio a svegliarmi presto senza lanciare la sveglia contro il muro?

Ti darò 4 semplici consigli:

  1. Metti la sveglia lontano dal letto, in modo che tu sia costretto ad alzarti.
  2. Inizia gradualmente, svegliandoti ogni giorno con mezz’ora di anticipo fino a quando non riuscirai a svegliarti all’orario che desideri. In questo modo dai tempo al corpo di abituarsi alla nuova routine.
  3. Vai a letto prima (ovvio)
  4. Prepara la colazione, vestiti e tutto quello di cui hai bisogno la sera prima.

L’ultimo punto è molto importante perché la mattina il cervello e il corpo si devono svegliare, per questo ogni decisione comporta un dispendio enorme di energie che va assolutamente evitato.

Per farti capire come certi personaggi cercano di ridurre al minimo la scelte superflue durante la giornata, pensa che Steve Jobs aveva decine di capi dello stesso completo, in questo modo si evitava di dover perdere tempo ed energia in scelte inutili, come pensare a cosa indossare.

Con questa tecnica utilizzerai le energie solo per le decisioni che sono veramente importanti.

Se vuoi fare sul serio ed iniziare ad alzarti presto la mattina, ti consiglio la lettura del libro: The miracle morning

 

Direi che abbiamo toccato un po’ tutti i punti essenziali per aumentare la produttività nel lavoro da remoto dei nomadi digitali.

Cosa ne pensi? Qual è la tecnica che adotterai per prima? Fammelo sapere nei commenti.

 

Un abbraccio,

Marco & Ilaria

 


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